Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 17 oktober 2026. We gaan zorgvuldig om met je gegevens. We vragen alleen wat we echt nodig hebben, en we gebruiken het alleen waarvoor je het aan ons geeft. Hieronder lees je precies hoe dat werkt.
Wie wij zijn
SystemLabs is een softwarestudio in Nijmegen. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring staan.
- Naam: SystemLabs
- Vestigingsplaats: Nijmegen
- E-mail: hallo@systemlabs.nl
Welke gegevens we verwerken
Als je het contactformulier invult of ons mailt
Je naam, je e-mailadres, eventueel de naam van je organisatie en wat je ons schrijft.
Als je klant bij ons wordt
Contact- en bedrijfsgegevens, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en adres. Daarnaast de afspraken die we samen maken: offertes, projectinformatie, facturen en betaalgegevens.
Als je een online offerte van ons bekijkt
Een functioneel cookie dat onthoudt dat je de toegangscode al hebt ingevuld, zodat je die niet steeds opnieuw hoeft in te voeren.
Als je onze website bezoekt
Onze hostingpartij houdt technische serverlogs bij, zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Die zijn nodig om de site veilig en werkend te houden. We gebruiken geen analytics, geen advertentiecookies en geen trackers.
Waarvoor we je gegevens gebruiken en op welke grond
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je vraag of bericht beantwoorden | Gerechtvaardigd belang, of de stappen vóór een overeenkomst als je om een offerte vraagt |
| Een offerte opstellen en het project uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturen maken en de administratie bijhouden | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| De website veilig en werkend houden | Gerechtvaardigd belang |
We verkopen je gegevens nooit. We gebruiken ze ook niet voor nieuwsbrieven of marketing zonder dat je daar eerst toestemming voor geeft.
Met wie we gegevens delen
Alleen met partijen die we nodig hebben om ons werk te doen. Met elk van hen hebben we afspraken over de bescherming van je gegevens.
- TransIP: e-mail en verzending van berichten via het contactformulier
- Resend: verzending van e-mail, als reservedienst naast TransIP
- Supabase: veilige opslag van klant-, offerte- en factuurgegevens in ons beheersysteem
- Vercel: hosting van de website
- Onze boekhouder, als we die inschakelen voor de administratie
Daarnaast delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Gegevens buiten de EU
Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat doen we alleen als er passende waarborgen zijn, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoe lang we gegevens bewaren
- Contactberichten zonder vervolg: tot maximaal 12 maanden na het laatste contact.
- Klant- en projectgegevens: zolang we samenwerken, en daarna tot 2 jaar voor eventuele vragen of garantie.
- Facturen en administratie: 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.
- Serverlogs: kort, volgens de standaardtermijn van de hostingpartij.
Cookies
We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, zoals het cookie bij online offertes. Daarvoor hoeven we geen toestemming te vragen. We plaatsen geen analytische of tracking-cookies. Lettertypes laden we vanaf onze eigen server, zonder verbinding met Google.
Beveiliging
We beschermen je gegevens met passende maatregelen. Verbindingen met onze site zijn versleuteld via HTTPS, alleen wie het echt nodig heeft krijgt toegang, en we gebruiken sterke wachtwoorden en betrouwbare leveranciers.
Jouw rechten
Je kunt ons vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen. Je kunt ook vragen om minder te verwerken, bezwaar maken, of je gegevens laten overdragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.
Stuur je verzoek naar hallo@systemlabs.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen.
Een klacht?
Laat het ons eerst weten, dan lossen we het graag samen op. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Als onze werkwijze verandert, passen we deze verklaring aan. Bovenaan zie je altijd wanneer dat voor het laatst is gebeurd.